О порядке действий при гашении эВСД

Вниманию: участников производства и оборота подконтрольных товаров, сотрудников госветслужб субъектов Российской Федерации, сотрудников территориальных управлений Россельхознадзора.

Уважаемые дамы господа, коллеги,

Россельхознадзором была проанализирована ситуация с количеством ветеринарных сопроводительных документов в электронной форме (далее - эВСД), находящихся в статусе «не погашен». 

По полученной от Вас обратной связи мы пришли к выводу, что значительную часть таких документов составляют эВСД, которые были оформлены, а товар в место назначения не поступил. 

Одним из вариантов, когда товар не поступает в точку назначения, а эВСД формируется, является неправомерное оформление возвратных эВСД, которые образуются в результате некорректного гашения.

Поэтому, считаем целесообразным еще раз вернуться к вопросу об алгоритме действий при гашении эВСД и предостеречь от действий, которые могут запутать участников оборота подконтрольных товаров и подтолкнуть надзорный орган к беспокоящим действиям или к применению штрафных санкций.

Россельхознадзор наблюдает в системе множество возвратных эВСД которые формируются на разницу веса, выявленную при приемке товара и в примечании которых указано: «вес равный вытекшему мясному соку» или просто «разница, выявленная при взвешивании» и.т.п. 

Это тот случай, когда формирование возвратного эВСД является недопустимым действием.

Приведем пример:

Обратите внимание, на название блока, в который вносится информация во время гашения – «Фактические сведения». 

Это именно фактические сведения о товаре, поступившем в сопровождении конкретного эВСД. 

Этот товар Вы осматриваете при приёмке и собираетесь подтвердить его поступление в точку назначения (погасить эВСД), принять этот товар именно в этом количестве, которое указано в блоке «Фактические сведения», а не (обратите внимание!) в эВСД.

На этом этапе часто и возникает стандартная ошибка, поскольку многие из Вас думают, что корректировать эти сведения не стоит. 

Другие, судя по всему, ведут себя как герой известного мультика: «а … и так сойдет» … лишь бы погасить побыстрее да попроще.

А ведь раздел «Фактические сведения» предназначен именно для корректировок. 

А они весьма часто необходимы при приемке подконтрольного товара. Сделаете корректировку при гашении – предотвратите дальнейшие проблемы с «мусором» в электронном журнале Меркурия.

Допустим, что в этом примере к вам приехало не 5000 кг, как указано в эВСД а только 3000 кг. Т.е. имеем большую ошибку в массе поступившего товара.

Первое, что следует сделать в такой ситуации – это попросить поставщика аннулировать эВСД и создать корректный. Это самое правильное и четкое решение – исправить ошибку тому, кто ее сделал.

Но, жизнь есть жизнь, предположим, что сделать это затруднительно (нужно принять быстро, а груз прибыл в три утра, поставщик в другом временном поясе, поставщик сильно «великий» или просто хам, не удалось связаться с поставщиком и т.п.).

Итак, вам нужно принять то количество подконтрольного товара, которое поступило фактически, а это не 5000 кг, а 3000 кг. Естественно, 2000 кг обратно при этом не едут, поскольку они к вам не поступили. 

Наши наблюдения показывают, что некоторые из Вас действуют в этой ситуации следующим образом:  

Ставят так называемую галочку в поле «разделить партию», а это как раз приводит к автоматическому формированию возвратного ВСД. 

И если Вы с помощью этой галочки создаёте возвратные эВСД на товар, который не перемещается, а он не перемещается, поскольку не поступил изначально, то в рассматриваемом примере, это нарушение.

Еще одним нарушением будет гашение вашим поставщиком такого возвратного сертификата. 

Ведь ваш поставщик с возвратным сертификатом товара не получил, и совершенно логично, что получаемый возвратный эВСД не гасятся. 

Не гасится и остается мусором, остается навеки «висеть» в журналах – у вас в исходящих, у поставщика – во входящих.

Как правильно оформить такое получение. 

Правильно не ставить галочку в поле «разделить партию», а просто указать фактическую массу поступившего товара в поле «Фактические сведения». И все. 

Ваш журнал – в полном порядке. Дальше ваш поставщик должен разбираться что случилось – ошибка при оформлении эВСД, кража части товара, его ошибочная доставка по неверному адресу (машина часто едет не в одну точку, а в несколько) или что-то иное.

Рассмотрим другой пример стандартной ошибки.

Допустим, в сертификате указана масса 5000 кг (груз – мясо в блоках по 10 кг). При приемке выясняется, что прибыло не 5000 кг (500 коробов), а 4990 кг (499 коробов), ошибка составила 2,5% по массе.

Этот  пример отличается от предыдущего тем, что в предыдущем примере ошибка массы была очень большой, и это предполагает безальтернативное использование поля «Фактические сведения». 

А в данном примере ошибка очень маленькая и тут можно использовать как заполнение поля «Фактические сведения» с указанием реальной массы, так и незаполнение этого поля, поскольку Меркурий не чувствителен к ошибкам 5%. Рекомендуем все равно и в этом случае поле «Фактические сведения» заполнять. Не заполнять его целесообразно лишь в том случае, когда приемку нужно провести ОЧЕНЬ быстро (например, «горячие часы» на РЦ, или в магазине).

Чтобы в журнал получателя попало фактическое количество некоторые опять используют разделение партии, которое ведет к формированию возвратного сертификата, чего делать не следует.

Прошу не понимать эту публикацию как императивное указание или как агитку против оформления возвратных сертификатов: тут мы рассматриваем лишь конкретные частые ошибки.

Существуют и иные примеры ситуаций. Бывает, что просто необходимо реально вернуть весь объем или его часть обратно, где в гашении возвратного сертификата ваши контрагенты будут точно заинтересованы.

Вообще, для многих будет полезно время от времени возвращаться к тезису о том, что Меркурий – это средство регистрации РЕАЛЬНЫХ процессов. 

В Меркурии вам надо описывать ЧТО ВЫ ДЕЛАЕТЕ. И ни в коем случае не описывать того, что вы не делаете. 

Будете ВЫДУМЫВАТЬ несовершенные действия – обязательно запутаетесь и породите больше проблем, чем решите. 

С наилучшими пожеланиями,

Н. Власов

при подготовке статьи использовалась информация с сайта Россельхознадзора